Reunião LIP-ECO + Grupos de 22 Out 2018
Presentes: Ana Sofia Nunes, Conceição Abreu, Catarina Esp. Santo, Carlos Manuel, Daniel Galaviz, Liliana Apolinário, Luísa Arruda, Leonor Coimbra, Pedro Abreu, Pedrame Bargassa, Ruben Conceição, Ricardo Gonçalo, Sofia Andringa, e via skype: A. Lindote e F. Neves
Nesta primeira reunião neste formato discutiram-se sobretudo aspectos relacionados com aumentar a participação dos grupos na comunicação institucional no LIP, e também na divulgação. Esta participação é indispensável, e tem aumentado muito ao longo dos últimos anos. Mas há ainda muito que podemos fazer. Foram discutidos vários canais e formatos:
1. Notícias (para o site, redes sociais e media) - É um dos casos em que a participação tem aumentado muito. Mensagens principais:
- Muitas coisas diferentes podem ser notícias relevantes, dependendo do canal em que a vamos utilizar - papers e resultados novos, passos importantes nas experiências ou projectos, defesas de teses e novos membros, shifts e estadias nos locais das experiências, montagem e manuenção de detectores, eventos.
- Na dúvida, enviem-nos, e nós ajudaremos a decidir para que canal a notícia pode ser encaminhada, e se algum material adicional é necessário
- É sempre bom enviar imagens (ou, outros materiais multimedia)
2. Contribuições para o Boletim LIP-News e para a Newsletter
Reunião LIP-ECO de 15 Out 2018
(Presentes: Catarina, Carlos, Leonor + Conceição no início e Pedro no final :)
1. Nesta reunião discutiram-se sobretudo assuntos relacionados com o esforço para "arrumar a casa" que está a ser feito neste início de ano lectivo.
A nova versão da intranet vai circular este semana pelo menos nos grupos LIP-ECO e de Computação. Já contém todas as funcionalidades que exisiam anteriormente e bastante mais informação prática. Outras coisas poderão ser adicionadas mais tarde.
Em Outubro a publicação da Newsletter regressou ao início do mês e esse esforço é para manter.
Aspectos relevantes para os dois pontos anteriores, cuja resolução está em curso:
Compilação da informação sobre seminários: foi pedida a colaboração dos organizadores dos seminários do sentido de enviarem um alerta quando a informação é actualizada no indico e deve ser replicada no site (público e intranet) e na Newsletter
Esperamos ter também ajuda na actualização da informação sobre concursos abertos e outras oportunidades de financiamento (a confirmar)
O Carlos está a fazer algum trabalho técnico para que a informação de agenda seja distribuída de forma coerente para a intranet, site público e Newletter, para evitar duplicação de trabalho e garantir que os diferentes canais estão actualizados e coerentes entre si.
No site público, a página de outreach necessita de actualizações urgentes, nomeadamente:
Há projectos novos a juntar e outros (inactivos) a esconder
O plano de actividades ainda é o de 2017/2918! Será actualizado de forma preliminar esta semana.
A Wiki do LIP-ECO está agora bem estabelecida e será a base de organização da informação
2. Um aspecto particularmente importante deste esforço é a dinamização da relação com os grupos. Em particular:
A 1ª reunião LIP-ECO aberta será realizada na próxima segunda-feira dia 22 às 11h, de acordo com o resultado do doodle. O aviso seguirá o mais rapidamente possível.
Para essa reunião há algum material de apoio, em fase final de preparação:
Lista actual dos contactos ECO dos grupos
Plano de actividades LIP-ECO (documento interno) - é necessário ainda algum input do lado do Advanced Training, em particular sobre a eventual organização de um Careers and Technology day e sobre eventual training em comunicação de ciência para os estudantes do LIP
Lista de palestras oferecidas pelo LIP às escolas
Plano de actividades destinado às escolas (página de divulgação do site público)
3. Algumas informações + notícias/eventos da semana:
Sessões públicas em organização/divulgação:
MVA4NewPhys na BN: até ao momento 107 inscrições; reforçar divulgação mais perto da data
Semana Nacional da C&T: temos o OK para pedir o auditório, mas nessa semana já só está livre na segunda, dia 19 de Novembro. Foram discutidas ideias para uma sessão feita por jovens/estudantes e com alguns aspectos mais dinâmicos do que só palestras, mas é preciso definir rapidamente a ideia e decidir se/como avançar
Notícias para as redes sociais: anúncio BeamLine4Schools, Seminário D.Galaviz na FCUL, Seminários nas escolas no âmbito do ESERO, ...
News Digest para a sala do LIP no IST: sai a conferência DI4R e entram os estágios para engenheiros no CERN e a Estratégia Europeia para a Física de partículas
A presidente da SPF lembrou-nos que o LIP, como sócio colectivo, poderia aparecer em todos os números da Gazeta da Física, se enviar contribuições. Para o próximo número, a data limite é 18 de Novembro.
Aspectos relevantes da participação na conferência SciComPT:
Com a Ana Godinho a dar a palestra de abertura, o CERN e a física de partículas tiveram bastante mais destaque que habitual
O painel em que o LIP participou (sobre sensacionalismo em notícias de ciência) poderá ter um follow up pela jornalista Vera Novais
Na abertura, a secretária de estado fartou-se de falar do RCAAP, do Ciencia Vitae e de todas essas coisas que não podemos deixar esquecidas...
A participação do LIP no programa de rádio 90 segundos de Ciência deverá avançar
'Reunião LIP-ECO de 8 Out 2018 (Presentes: Catarina, Leonor) Notícias e eventos da semana:
Hard Probes 2018: a notícia da participação do grupo de fenomenologia do LIP na conferência, enviada pela Liliana Apolinário, já está no site e irá também para o facebook
A Newsletter de Outubro foi lançada no final da semana passada (dia 4)
A comunicação com os grupos será feita uma vez por semana, às 4as feiras, com o envio do resumo da reunião da semana, o pedido de sugestões para a reunião da semana seguinte, e eventualmente outros assuntos que surjam.
linkedin: precisa de mais alguma atenção do que tem tido. Um primeiro objectivo seria começar a publicar as conferências e sessões públicas (não as dedicadas às escolas) que organizamos
(Presentes: Catarina, Carlos, Leonor, Pedro, Ricardo Sofia)
Notícias e eventos da semana:
A NEI2018 correu francamente bem, Braga, Coimbra e Lisboa! A ideia é juntar à página já criado uma galeria de fotos, que pode ir também para o facebook (aguardamos neste momento ainda algumas fotos)
Sessão pública da reunião da rede ITN MVA4NewPhysics em Lisboa: a divulgação será feita esta semana nos eventos do site e por email para as seguintes listas - contactos nas universidades, escolas, data science workshops e estágios de verão (vários).
Conferência de computação DI4R2018 (próxima semana): Notícia no site esta semana (J.Pina)
Semana do Espaço (CV): temos a lista das pessoas do LIP que se inscreveram para dar palestras (Espaço vai à escola 2018), mas não uma lista de palestras confirmadas. Será posto no facebook para a semana ou sempre que houver novidades/fotos.
Trabalho em curso:
Contactos com os grupos e preparação da reunião aberta LIP-ECO: * Será enviado um email (draft já circulou) para os contactos ECO nos grupos a propor a primeira reunião aberta para Outubro para discussão do plano de actividades e para recolher sugestões e voluntários. Doodle para escolha da data
Foi sugerido que no mesmo email se peça aos grupos que enviem temas+palestrantes+região que integrarão a lista das palestras que o LIP proporá às escolas sempre que solicitado. Pretende-se assim diversificar os palestrantes e temas oferecidos pelo LIP
A reunião aberta será também anunciada na newsletter de Outubro.
Plano de actividades: foi discutido o draft enviado por e-mail antes da reunião. Falta ainda contactar os outros pólos e reunir informação sobre eventos nas universidades com participação do LIP. Até ao final da semana circulará de forma mais alargada uma versão corrigida - primeiro para a lista outreach@lip.pt , e depois para os participantes na reunião aberta.
Também a lançar ainda esta semana: newsletter de Outubro; formulário de registo de evento (com pedido de apoio ao LIP);
Informação a juntar à página de outreach do site: links para recursos (que a Leonor está a reunir); as câmaras de faíscas do LIP no mundo
Outras tarefas da semana que transitam para a próxima reunião por estarem ainda em curso mas não devem ficar esquecidas: intranet; arranque Boletim; pequenas correções no site.
'Reunião LIP-ECO de 24 Set 2018 (Presentes: Catarina, Leonor, Carlos) Notícias e eventos:
É necessário intensificar já hoje a publicidade da NEI2018 em Braga, Coimbra e Lisboa: * pôr em destaque (banner) na página do LIP
criar eventos no facebook
É preciso combinar mais detalhadamente com o Michele Gallinaro qual a participação do Carlos e do LIP-ECO. Neste momento, o Carlos está a criar uma imagem/poster e uma página indico - uma vez que isso esteja feito e que aprendamos como abrir inscrições no indico, o trabalho deve passar para os organizadores, e temos de responder ao Michele a combinar com ele a parte de divulgação.
Flyer sobre o LIP: após algum tempo a circular, foram agora feitas as (poucas) alterações sugeridas. Vai avançar uma impressão de 500 exemplares.
As actividades (de entre as muitas ideias) a que vamos dar prioridade para avançar