Reunião LIP-ECO de 15 Out 2018

(Presentes: Catarina, Carlos, Leonor + Conceição no início e Pedro no final :)

Algumas informações + notícias/eventos da semana:

Nesta reunião discutiram-se sobretudo assuntos relacionados com o esforço para "arrumar a casa" que está a ser feito neste início de ano lectivo.

• Intranet: a nova versão vai circular este semana pelos grupos LIP-ECO e de Computação, alargando-se a circulação assim que possível. Nos próximos dias vai reunir-se o material ainda em falta para a versão mínima (Leonor, Catarina, Carlos). Outras coisas poderão ser adicionadas mais tarde. Neste momento, já contém todas as funcionalidades que exisiam anteriormente e bastante mais informação útil e prática.
• Em Outubro a publicação da Newsletter regressou ao início do mês e esse esforço é para manter.
• Aspectos relevantes para os dois pontos anteriores, cuja resolução está em curso:
  • Compilação da informação sobre seminários: foi pedida a colaboração dos organizadores dos seminários do sentido de enviarem um alerta quando a informação é actualizada no indico e deve ser replicada no site (público e intranet) e na Newsletter
  • Esperamos ter também ajuda na actualização da informação sobre concursos abertos e outras oportunidades de financiamento
  • O Carlos está a fazer algum trabalho técnico para que a informação de agenda seja distribuída de forma coerente para a intranet, site público e Newletter, para evitar duplicação de trabalho e garantir que os diferentes canais estão actualizados e coerentes entre si.

Um aspecto particularmente importante deste esforço é a dinamização da relação com os grupos. Em particular:

Reunião LIP-ECO de 8 Out 2018

(Presentes: Catarina, Leonor)

Notícias e eventos da semana:

• Hard Probes 2018: a notícia da participação do grupo de fenomenologia do LIP na conferência, enviada pela Liliana Apolinário, já está no site e irá também para o facebook
• DI4R 2018: a conferência do grupo de computação decorre esta semana. Está no banner do site, vai hoje para o facebook
• Alunos brasileiros (Escola Parque, Rio de Janeiro) a caminho do CERN estão hoje no LIP (recebidos pelo P.Abreu) - post para o facebook
• Conferência nacional de comunicação de ciência: post no facebook (a Catarina vai participar num painel de discussão)
• Palestras LIP no âmbito do Espaço vai à Escola / ESERO: posts no facebook com foto à medida que se vão realizando as palestras (a Leonor vai pedir a lista aos investigadores do LIP inscritos)

Trabalho em curso:

• A Newsletter de Outubro foi lançada no final da semana passada (dia 4)
• News Digest para o IST: ficou combinado (com o Mário e o P.Assis) que enviamos uma vez por semana (de preferência às 4as feiras) um Digest das notícias LIP (3 ou 4 escolhidas entre o que está o site, redes sociais, seminários) para alimentar o écran da Sala LIP no IST. Para já, a Leonor e Catarina fazem a escolha e a Leonor tentará pôr tudo no formato de slides de que eles precisam (avaliaremos depois o esforço que isto representa, e se pode servir para outras utilizações, nomeadamente noutras faculdades). Já foi feito na semana passada.
• Contactos com os grupos e preparação da reunião aberta LIP-ECO:
  • Muitas pessoas ainda não preencheram o doodle e ninguém envio a informação pedida sobre palestras propostas para as escolas. Vai ser enviado um lembrete.
  • A comunicação com os grupos será feita uma vez por semana, às 4as feiras, com o envio do resumo da reunião da semana, o pedido de sugestões para a reunião da semana seguinte, e eventualmente outros assuntos que surjam.
  • A lista dos contactos ECO nos grupos precisa de ser revista e actualizada. Para tal, vai ser posta da Wiki e enviada aos actuais contactos.
• Plano anual de actividades em construção:
  • discutiram-se brevemente aspectos relacionados com a comunicação institucional, em especial com as redes sociais:
    • linkedin: precisa de mais alguma atenção do que tem tido. Um primeiro objectivo seria começar a publicar as conferências e sessões públicas (não as dedicadas às escolas) que organizamos
    • Instagram: como já foi amplamente discutido, seria uma forma de chegar a um público mais jovem. Mas é importante garantir que teremos condições: mão de obra e boas imagens. Surgiu a ideia de rúbricas mensais para os quais se pediria a ajuda dos grupos - temas de física, as experiências, o cientista por trás da ciência...
  • É muito importante finalizar e divulgar na página de outreach a parte pública deste plano (sessões pública, palestras escolas, etc)
• Boletim do LIP: lançar esta semana o pedido de contibuições (por email; neste momento já está na Newsletter)

Reunião LIP-ECO de 1 Out 2018

(Presentes: Catarina, Carlos, Leonor, Pedro, Ricardo Sofia)

Notícias e eventos da semana:

• A NEI2018 correu francamente bem, Braga, Coimbra e Lisboa! A ideia é juntar à página já criado uma galeria de fotos, que pode ir também para o facebook (aguardamos neste momento ainda algumas fotos)
• Sessão pública da reunião da rede ITN MVA4NewPhysics em Lisboa: a divulgação será feita esta semana nos eventos do site e por email para as seguintes listas - contactos nas universidades, escolas, data science workshops e estágios de verão (vários).
• Conferência de computação DI4R2018 (próxima semana): Notícia no site esta semana (J.Pina)

• Semana do Espaço (CV): temos a lista das pessoas do LIP que se inscreveram para dar palestras (Espaço vai à escola 2018), mas não uma lista de palestras confirmadas. Será posto no facebook para a semana ou sempre que houver novidades/fotos.

Trabalho em curso:

• Contactos com os grupos e preparação da reunião aberta LIP-ECO:

  • Será enviado um email (draft já circulou) para os contactos ECO nos grupos a propor a primeira reunião aberta para Outubro para discussão do plano de actividades e para recolher sugestões e voluntários. Doodle para escolha da data

  • Foi sugerido que no mesmo email se peça aos grupos que enviem temas+palestrantes+região que integrarão a lista das palestras que o LIP proporá às escolas sempre que solicitado. Pretende-se assim diversificar os palestrantes e temas oferecidos pelo LIP
  • A reunião aberta será também anunciada na newsletter de Outubro.

• Plano de actividades: foi discutido o draft enviado por e-mail antes da reunião. Falta ainda contactar os outros pólos e reunir informação sobre eventos nas universidades com participação do LIP. Até ao final da semana circulará de forma mais alargada uma versão corrigida - primeiro para a lista outreach@lip.pt , e depois para os participantes na reunião aberta.

• Também a lançar ainda esta semana: newsletter de Outubro; formulário de registo de evento (com pedido de apoio ao LIP);
• Informação a juntar à página de outreach do site: links para recursos (que a Leonor está a reunir); as câmaras de faíscas do LIP no mundo
• Outras tarefas da semana que transitam para a próxima reunião por estarem ainda em curso mas não devem ficar esquecidas: intranet; arranque Boletim; pequenas correções no site.

Reunião LIP-ECO de 24 Set 2018

(Presentes: Catarina, Leonor, Carlos)

Notícias e eventos:

• É necessário intensificar já hoje a publicidade da NEI2018 em Braga, Coimbra e Lisboa:
  • pôr em destaque (banner) na página do LIP
  • criar eventos no facebook
  • enviar emails para os contactos nas universidades e escolas
  • garantir que se levam Boletins e outros materiais para o local
• A chegada da spark chamber a Braga já está no Twitter e irá também para o facebook
• Sessão pública da reunião da rede ITN MVA4NewPhysics em Lisboa:
  • A divulgação ficará certamente para depois da NEI
  • É preciso combinar mais detalhadamente com o Michele Gallinaro qual a participação do Carlos e do LIP-ECO. Neste momento, o Carlos está a criar uma imagem/poster e uma página indico - uma vez que isso esteja feito e que aprendamos como abrir inscrições no indico, o trabalho deve passar para os organizadores, e temos de responder ao Michele a combinar com ele a parte de divulgação.

• Em assuntos de outreach, vamos começar a usar o logo e ashtag #LetsInspirePeople (ver no email enviado)

Trabalho em curso:

• Flyer sobre o LIP: após algum tempo a circular, foram agora feitas as (poucas) alterações sugeridas. Vai avançar uma impressão de 500 exemplares.
• Intranet: está distribuído pelos 3 presentes o trabalho indispensáveel à publicação da 1ª versão de produção. Esperamos avançar nas próximas 2 semanas.
• Newsletter: não tendo sindo possível até agora publicar o número de Setembro, e dado que gostaríamos de voltar a encostar a saída da Newsletter ao início do mês, a Newsletter de Agosto passará a chamar-se Agosto/Setembro e sairá na próxima semana a Newsletter de Outubro.
• Está a ser preparado o plano actual de actividades do LIP-ECO. Evidentemente, o contributo dos 3 pólos do LIP é muito importante. Será importante identificar pelo menos (e sempre que possível juntar estimativas de datas, nomes, recursos...):
  • As actividades regulares, que já eram asseguradas e continuarão presentes
  • As actividades (de entre as muitas ideias) a que vamos dar prioridade para avançar
  • O calendário das actividades para o exterior (que começa já na sexta com a NEI)