Reunião LIP-ECO + Grupos de 22 Out 2018

Presentes: Ana Sofia Nunes, Conceição Abreu, Catarina Esp. Santo, Carlos Manuel, Daniel Galaviz, Liliana Apolinário, Luísa Arruda, Leonor Coimbra, Pedro Abreu, Pedrame Bargassa, Ruben Conceição, Ricardo Gonçalo, Sofia Andringa, e via skype: A. Lindote e F. Neves

Nesta primeira reunião neste formato discutiram-se sobretudo aspectos relacionados com aumentar a participação dos grupos na comunicação institucional no LIP, e também na divulgação. Esta participação é indispensável, e tem aumentado muito ao longo dos últimos anos. Mas há ainda muito que podemos fazer. Foram discutidos vários canais e formatos:

1. Notícias (para o site, redes sociais e media) - É um dos casos em que a participação tem aumentado muito. Mensagens principais:

• Muitas coisas diferentes podem ser notícias relevantes, dependendo do canal em que a vamos utilizar - papers e resultados novos, passos importantes nas experiências ou projectos, defesas de teses e novos membros, shifts e estadias nos locais das experiências, montagem e manuenção de detectores, eventos. Na dúvida, enviem-nos, e nós ajudaremos a decidir para que canal a notícia pode ser encaminhada, e se algum material adicional é necessário

• É sempre bom enviar imagens (ou outros materiais multimedia. Estamos a equacionar a possibilidade de avançar para o Instagram (para chegar a um público mais jovem, incluindo universitários) e a questão das imagens é particularmente importante.

2. Contribuições para o Boletim LIP-News e para a Newsletter. Foram primeiro clarificadas as difereças entre os dois:

• O Boletim sai duas (máximo três) vezes por ano (Outono/Inverno, agora em preparação, e Primavera/Verão, mais eventual nº especial), é para o exterior, são impressas 500 cópias que são distribuídas nas universidades e em diversos eventos do LIP, incluindo para escolas. Está disponível também online (mas não foi pensada para ser lida online). Mistura PT e EN. Tem contribuições de membros do LIP mas também de convidados (incluindo neste momento uma colaboração regular de pessoas do CFTP). No inquérito à comunicação interna feito no ano passado um dos pedidos foi: mais autores diferentes a escrever para o Boletim. A linha editorial é alargada: o LIP , a física de partículas e áreas relacionadas.

• A Newsletter foi criada em Março deste ano. É mensal, para o público interno (all.users), apenas online e em EN. Pretende ter informação prática e útil para as pessoas do LIP, incluindo seminários, uma agenda de eventos, uma lista de concursos abertos. Pode repescar uma ou duas notícias de investigação do site, mas a maior parte são notícias relacionadas com a organização interna e a gestão corrente.

• Todas as contribuições são bem vindas - na Newsletter, para completar a informação (agenda, calls) e para trazer mais informação útil. No Boletim, para contribuir com artigos sobre os vossos projectos ou outros temas. Guidelines aqui na Wiki do LIP-ECO.

• Foi discutida a possibilidade de a Newsletter sem distribuída para fora. Penso que a conclusão acaba por ser que:

  • É mais simples, por razões práticas e de conteúdo, manter esta Newsletter como interna
  • Há provavelmente espaço para criar uma Newsletter digital externa, talvez trimestral, dirigida a: universidades, outros centros de investigação, professores do ensino secundário. É preciso assegurar que temos mão de obra para isso...

3. Produção de conteúdos - Existem inúmeras ideias: dossiers temáticos/multimédia no site; flyers sobre as linhas de investigação, rúbricas nas redes socias, videos sobre o LIP... O LIP-ECO não tem pessoas para avançar com a maior parte delas, e a colaboração dos grupos pode ser fundamental! Nesta reunião, o facebook foi identificado como um bom canal para começar a dinamizar esta participação, porque:

• Melhorou muitíssimo desde que a Leonor passou a tomar conta dele, mas seria bom termos mais posts de física!
• Apenas exige muito pouco texto (mas dá a possibilidade de junta uma nota mais longa se for útil) e uma imagem (mas podem ser várias, ou videos/audios),

Surgiu a ideia de rodar entre os grupos para termos, todos os meses, um grupo que se encarrega de contribuir para o facebook. Para já, serão sugeridas duas rúbricas regulares, que correspondem a duas formas de participar:

• Em destaque: durante uma semana destaca-se um projecto/grupo/experiência (que deve enviar material para 2 a 4 publicações no facebook. Sugere-se que os grupos escolham um período em que sabem que alguma coisa de especial se passa na experiência, ou em que por alguma razão terão material.
• Perguntas de física: posts com perguntas, curiosidades, problemas ou temas engraçados de física

Claro que os grupos que quiserem participar todos os meses também são bem vindos

Os grupos podem-se inscrever para participar nesta folha de excel partilhada (em construção)

4. Site, intranet relatórios:

• Se virem erros ou informação desactualizada no site, por favor enviem um e-mail para carlos@lip.pt ou outreach@lip.pt. Os textos de apresentação dos grupos podem ser actualizados directamente na base de dados.

• A disponibilização de páginas para os grupos é essencial e está em progresso (as páginas pessoas virão a seguir...)
• Na preparação do relatório público, este ano deverá haver uma maior participação da C4. Encorajamos toda a gente, em especial os contactos dos grupos para a comunicação, e enviar-nos sujestões e comentários quando a primeira versão circular.

5. Educação e Outreach:

Reunião LIP-ECO de 15 Out 2018

(Presentes: Catarina, Carlos, Leonor + Conceição no início e Pedro no final :)

1. Nesta reunião discutiram-se sobretudo assuntos relacionados com o esforço para "arrumar a casa" que está a ser feito neste início de ano lectivo.

• A nova versão da intranet vai circular este semana pelo menos nos grupos LIP-ECO e de Computação. Já contém todas as funcionalidades que exisiam anteriormente e bastante mais informação prática. Outras coisas poderão ser adicionadas mais tarde.

• Em Outubro a publicação da Newsletter regressou ao início do mês e esse esforço é para manter.

• Aspectos relevantes para os dois pontos anteriores, cuja resolução está em curso:

  • Compilação da informação sobre seminários: foi pedida a colaboração dos organizadores dos seminários do sentido de enviarem um alerta quando a informação é actualizada no indico e deve ser replicada no site (público e intranet) e na Newsletter

  • Esperamos ter também ajuda na actualização da informação sobre concursos abertos e outras oportunidades de financiamento (a confirmar)

  • O Carlos está a fazer algum trabalho técnico para que a informação de agenda seja distribuída de forma coerente para a intranet, site público e Newletter, para evitar duplicação de trabalho e garantir que os diferentes canais estão actualizados e coerentes entre si.

• No site público, a página de outreach necessita de actualizações urgentes, nomeadamente:

  • Há projectos novos a juntar e outros (inactivos) a esconder

  • O plano de actividades ainda é o de 2017/2918! Será actualizado de forma preliminar esta semana.

  • A Wiki do LIP-ECO está agora bem estabelecida e será a base de organização da informação

2. Um aspecto particularmente importante deste esforço é a dinamização da relação com os grupos. Em particular:

• A 1ª reunião LIP-ECO aberta será realizada na próxima segunda-feira dia 22 às 11h, de acordo com o resultado do doodle. O aviso seguirá o mais rapidamente possível.

• Para essa reunião há algum material de apoio, em fase final de preparação:

  • Lista actual dos contactos ECO dos grupos

  • Plano de actividades LIP-ECO (documento interno) - é necessário ainda algum input do lado do Advanced Training, em particular sobre a eventual organização de um Careers and Technology day e sobre eventual training em comunicação de ciência para os estudantes do LIP

  • Lista de palestras oferecidas pelo LIP às escolas

  • Plano de actividades destinado às escolas (página de divulgação do site público)

3. Algumas informações + notícias/eventos da semana:

• Sessões públicas em organização/divulgação:

  • MVA4NewPhys na BN: até ao momento 107 inscrições; reforçar divulgação mais perto da data

  • Semana Nacional da C&T: temos o OK para pedir o auditório, mas nessa semana já só está livre na segunda, dia 19 de Novembro. Foram discutidas ideias para uma sessão feita por jovens/estudantes e com alguns aspectos mais dinâmicos do que só palestras, mas é preciso definir rapidamente a ideia e decidir se/como avançar

  • Notícias para as redes sociais: anúncio BeamLine4Schools, Seminário D.Galaviz na FCUL, Seminários nas escolas no âmbito do ESERO, ...

• News Digest para a sala do LIP no IST: sai a conferência DI4R e entram os estágios para engenheiros no CERN e a Estratégia Europeia para a Física de partículas

• A presidente da SPF lembrou-nos que o LIP, como sócio colectivo, poderia aparecer em todos os números da Gazeta da Física, se enviar contribuições. Para o próximo número, a data limite é 18 de Novembro.

• Aspectos relevantes da participação na conferência SciComPT:

  • Com a Ana Godinho a dar a palestra de abertura, o CERN e a física de partículas tiveram bastante mais destaque que habitual

  • O painel em que o LIP participou (sobre sensacionalismo em notícias de ciência) poderá ter um follow up pela jornalista Vera Novais

  • Na abertura, a secretária de estado fartou-se de falar do RCAAP, do Ciencia Vitae e de todas essas coisas que não podemos deixar esquecidas...

  • A participação do LIP no programa de rádio 90 segundos de Ciência deverá avançar

Reunião LIP-ECO de 8 Out 2018

(Presentes: Catarina, Leonor) '

Notícias e eventos da semana:

• Hard Probes 2018: a notícia da participação do grupo de fenomenologia do LIP na conferência, enviada pela Liliana Apolinário, já está no site e irá também para o facebook '

• DI4R 2018: a conferência do grupo de computação decorre esta semana. Está no banner do site, vai hoje para o facebook

• Alunos brasileiros (Escola Parque, Rio de Janeiro) a caminho do CERN estão hoje no LIP (recebidos pelo P.Abreu) - post para o facebook '

• Conferência nacional de comunicação de ciência: post no facebook (a Catarina vai participar num painel de discussão)

• Palestras LIP no âmbito do Espaço vai à Escola / ESERO: posts no facebook com foto à medida que se vão realizando as palestras (a Leonor vai pedir a lista aos investigadores do LIP inscritos) '

Trabalho em curso:

• A Newsletter de Outubro foi lançada no final da semana passada (dia 4) '

• News Digest para o IST: ficou combinado (com o Mário e o P.Assis) que enviamos uma vez por semana (de preferência às 4as feiras) um Digest das notícias LIP (3 ou 4 escolhidas entre o que está o site, redes sociais, seminários) para alimentar o écran da Sala LIP no IST. Para já, a Leonor e Catarina fazem a escolha e a Leonor tentará pôr tudo no formato de slides de que eles precisam (avaliaremos depois o esforço que isto representa, e se pode servir para outras utilizações, nomeadamente noutras faculdades). Já foi feito na semana passada.

• Contactos com os grupos e preparação da reunião aberta LIP-ECO: * Muitas pessoas ainda não preencheram o doodle e ninguém envio a informação pedida sobre palestras propostas para as escolas. Vai ser enviado um lembrete. '

  • A comunicação com os grupos será feita uma vez por semana, às 4as feiras, com o envio do resumo da reunião da semana, o pedido de sugestões para a reunião da semana seguinte, e eventualmente outros assuntos que surjam.

  • A lista dos contactos ECO nos grupos precisa de ser revista e actualizada. Para tal, vai ser posta da Wiki e enviada aos actuais contactos. '

• Plano anual de actividades em construção: * discutiram-se brevemente aspectos relacionados com a comunicação institucional, em especial com as redes sociais:

  • linkedin: precisa de mais alguma atenção do que tem tido. Um primeiro objectivo seria começar a publicar as conferências e sessões públicas (não as dedicadas às escolas) que organizamos '

  • Instagram: como já foi amplamente discutido, seria uma forma de chegar a um público mais jovem. Mas é importante garantir que teremos condições: mão de obra e boas imagens. Surgiu a ideia de rúbricas mensais para os quais se pediria a ajuda dos grupos - temas de física, as experiências, o cientista por trás da ciência...

  • É muito importante finalizar e divulgar na página de outreach a parte pública deste plano (sessões pública, palestras escolas, etc) '

• Boletim do LIP: lançar esta semana o pedido de contibuições (por email; neste momento já está na Newsletter)

'Reunião LIP-ECO de 1 Out 2018

(Presentes: Catarina, Carlos, Leonor, Pedro, Ricardo Sofia) '

Notícias e eventos da semana:

• A NEI2018 correu francamente bem, Braga, Coimbra e Lisboa! A ideia é juntar à página já criado uma galeria de fotos, que pode ir também para o facebook (aguardamos neste momento ainda algumas fotos) '

• Sessão pública da reunião da rede ITN MVA4NewPhysics em Lisboa: a divulgação será feita esta semana nos eventos do site e por email para as seguintes listas - contactos nas universidades, escolas, data science workshops e estágios de verão (vários).

• Conferência de computação DI4R2018 (próxima semana): Notícia no site esta semana (J.Pina) '

• Semana do Espaço (CV): temos a lista das pessoas do LIP que se inscreveram para dar palestras (Espaço vai à escola 2018), mas não uma lista de palestras confirmadas. Será posto no facebook para a semana ou sempre que houver novidades/fotos.

Trabalho em curso: '

• Contactos com os grupos e preparação da reunião aberta LIP-ECO: * Será enviado um email (draft já circulou) para os contactos ECO nos grupos a propor a primeira reunião aberta para Outubro para discussão do plano de actividades e para recolher sugestões e voluntários. Doodle para escolha da data

  • Foi sugerido que no mesmo email se peça aos grupos que enviem temas+palestrantes+região que integrarão a lista das palestras que o LIP proporá às escolas sempre que solicitado. Pretende-se assim diversificar os palestrantes e temas oferecidos pelo LIP '

  • A reunião aberta será também anunciada na newsletter de Outubro.

• Plano de actividades: foi discutido o draft enviado por e-mail antes da reunião. Falta ainda contactar os outros pólos e reunir informação sobre eventos nas universidades com participação do LIP. Até ao final da semana circulará de forma mais alargada uma versão corrigida - primeiro para a lista outreach@lip.pt , e depois para os participantes na reunião aberta. '

• Também a lançar ainda esta semana: newsletter de Outubro; formulário de registo de evento (com pedido de apoio ao LIP);

• Informação a juntar à página de outreach do site: links para recursos (que a Leonor está a reunir); as câmaras de faíscas do LIP no mundo '

• Outras tarefas da semana que transitam para a próxima reunião por estarem ainda em curso mas não devem ficar esquecidas: intranet; arranque Boletim; pequenas correções no site.

Reunião LIP-ECO de 24 Set 2018

(Presentes: Catarina, Leonor, Carlos)

Notícias e eventos:

• É necessário intensificar já hoje a publicidade da NEI2018 em Braga, Coimbra e Lisboa: * pôr em destaque (banner) na página do LIP

  • criar eventos no facebook

  • enviar emails para os contactos nas universidades e escolas

  • garantir que se levam Boletins e outros materiais para o local

• A chegada da spark chamber a Braga já está no Twitter e irá também para o facebook

• Sessão pública da reunião da rede ITN MVA4NewPhysics em Lisboa: * A divulgação ficará certamente para depois da NEI

  • É preciso combinar mais detalhadamente com o Michele Gallinaro qual a participação do Carlos e do LIP-ECO. Neste momento, o Carlos está a criar uma imagem/poster e uma página indico - uma vez que isso esteja feito e que aprendamos como abrir inscrições no indico, o trabalho deve passar para os organizadores, e temos de responder ao Michele a combinar com ele a parte de divulgação.

• Em assuntos de outreach, vamos começar a usar o logo e ashtag #LetsInspirePeople (ver no email enviado)

Trabalho em curso:

• Flyer sobre o LIP: após algum tempo a circular, foram agora feitas as (poucas) alterações sugeridas. Vai avançar uma impressão de 500 exemplares.

• Intranet: está distribuído pelos 3 presentes o trabalho indispensáveel à publicação da 1ª versão de produção. Esperamos avançar nas próximas 2 semanas.

• Newsletter: não tendo sindo possível até agora publicar o número de Setembro, e dado que gostaríamos de voltar a encostar a saída da Newsletter ao início do mês, a Newsletter de Agosto passará a chamar-se Agosto/Setembro e sairá na próxima semana a Newsletter de Outubro.

• Está a ser preparado o plano actual de actividades do LIP-ECO. Evidentemente, o contributo dos 3 pólos do LIP é muito importante. Será importante identificar pelo menos (e sempre que possível juntar estimativas de datas, nomes, recursos...): * As actividades regulares, que já eram asseguradas e continuarão presentes

  • As actividades (de entre as muitas ideias) a que vamos dar prioridade para avançar

  • O calendário das actividades para o exterior (que começa já na sexta com a NEI)