Reunião LIP-ECO + Grupos de 22 Out 2018

Presentes: Ana Sofia Nunes, Conceição Abreu, Catarina Esp. Santo, Carlos Manuel, Daniel Galaviz, Liliana Apolinário, Luísa Arruda, Leonor Coimbra, Pedro Abreu, Pedrame Bargassa, Ruben Conceição, Ricardo Gonçalo, Sofia Andringa, e via skype: A. Lindote e F. Neves

Nesta primeira reunião neste formato discutiram-se sobretudo aspectos relacionados com aumentar a participação dos grupos na comunicação institucional no LIP, e também na divulgação. Esta participação é indispensável, e tem aumentado muito ao longo dos últimos anos. Mas há ainda muito que podemos fazer. Foram discutidos vários canais e formatos:

1. Notícias (para o site, redes sociais e media) - É um dos casos em que a participação tem aumentado muito. Mensagens principais:

• Muitas coisas diferentes podem ser notícias relevantes, dependendo do canal em que a vamos utilizar - papers e resultados novos, passos importantes nas experiências ou projectos, defesas de teses e novos membros, shifts e estadias nos locais das experiências, montagem e manuenção de detectores, eventos. Na dúvida, enviem-nos, e nós ajudaremos a decidir para que canal a notícia pode ser encaminhada, e se algum material adicional é necessário
• É sempre bom enviar imagens (ou outros materiais multimedia. Estamos a equacionar a possibilidade de avançar para o Instagram (para chegar a um público mais jovem, incluindo universitários) e a questão das imagens é particularmente importante.
• O facebook do LIP melhorou muitíssimo desde que a Leonor passou a tomar conta dele. Mas seria bom termos mais posts de física! Como apenas exige muito pouco texto (mas dá a possibilidade de junta uma nota mais longa se for útil) e uma imagem (mas podem ser várias, ou videos/audios), pode ser um bom canal para começar a dinamizar a participação dos grupos. Surgiu a ideia de rodar entre os grupos para termos, todos os meses, um grupo que se encarrega de contribuir para o facebook. Para já, serão sugeridas duas rúbricas regulares no facebook, que correspondem a duas formas de participar:
  • Em destaque: durante uma semana destaca-se um projecto/grupo/experiência (que deve enviar material para 2 a 4 publicações no facebook)
  • Perguntas de física: posts com perguntas, curiosidades ou temas engraçados de física
    • Sugere-se que os grupos escolham um período em que sabem que alguma coisa de especial se passa na experiência, ou em que por alguma razão terão material. Claro que os grupos que quiserem participar todos os meses também são bem vindos!

    • Os grupos podem-se inscrever para participar nesta folha de excel partilhada (em construção)

2. Contribuições para o Boletim LIP-News e para a Newsletter. Foram primeiro clarificadas as difereças entre os dois:

• O Boletim sai duas (máximo três) vezes por ano (Outono/Inverno, agora em preparação, e Primavera/Verão, mais eventual nº especial), é para o exterior, são impressas 500 cópias que são distribuídas nas universidades e em diversos eventos do LIP, incluindo para escolas. Está disponível também online (mas não foi pensada para ser lida online). Mistura PT e EN. Tem contribuições de membros do LIP mas também de convidados (incluindo neste momento uma colaboração regular de pessoas do CFTP). No inquérito à comunicação interna feito no ano passado um dos pedidos foi: mais autores diferentes a escrever para o Boletim. A linha editorial é alargada: o LIP , a física de partículas e áreas relacionadas.
• A Newsletter foi criada em Março deste ano. É mensal, para o público interno (all.users), apenas online e em EN. Pretende ter informação prática e útil para as pessoas do LIP, incluindo seminários, uma agenda de eventos, uma lista de concursos abertos. Pode repescar uma ou duas notícias de investigação do site, mas a maior parte são notícias relacionadas com a organização interna e a gestão corrente.
• Foi discutida a possibilidade de a Newsletter sem distribuída para fora. Penso que a conclusão acaba por ser que:
  • É mais simples, por razões práticas e de conteúdo, manter esta Newsletter como interna
  • Há provavelmente espaço para criar uma Newsletter digital externa, talvez trimestral, dirigida a: universidades, outros centros de investigação, professores do ensino secundário. É preciso assegurar que temos mão de obra para isso...

Reunião LIP-ECO de 15 Out 2018

(Presentes: Catarina, Carlos, Leonor + Conceição no início e Pedro no final :)

1. Nesta reunião discutiram-se sobretudo assuntos relacionados com o esforço para "arrumar a casa" que está a ser feito neste início de ano lectivo.

• A nova versão da intranet vai circular este semana pelo menos nos grupos LIP-ECO e de Computação. Já contém todas as funcionalidades que exisiam anteriormente e bastante mais informação prática. Outras coisas poderão ser adicionadas mais tarde.

• Em Outubro a publicação da Newsletter regressou ao início do mês e esse esforço é para manter.

• Aspectos relevantes para os dois pontos anteriores, cuja resolução está em curso:

  • Compilação da informação sobre seminários: foi pedida a colaboração dos organizadores dos seminários do sentido de enviarem um alerta quando a informação é actualizada no indico e deve ser replicada no site (público e intranet) e na Newsletter

  • Esperamos ter também ajuda na actualização da informação sobre concursos abertos e outras oportunidades de financiamento (a confirmar)

  • O Carlos está a fazer algum trabalho técnico para que a informação de agenda seja distribuída de forma coerente para a intranet, site público e Newletter, para evitar duplicação de trabalho e garantir que os diferentes canais estão actualizados e coerentes entre si.

• No site público, a página de outreach necessita de actualizações urgentes, nomeadamente:

  • Há projectos novos a juntar e outros (inactivos) a esconder

  • O plano de actividades ainda é o de 2017/2918! Será actualizado de forma preliminar esta semana.

  • A Wiki do LIP-ECO está agora bem estabelecida e será a base de organização da informação

2. Um aspecto particularmente importante deste esforço é a dinamização da relação com os grupos. Em particular:

• A 1ª reunião LIP-ECO aberta será realizada na próxima segunda-feira dia 22 às 11h, de acordo com o resultado do doodle. O aviso seguirá o mais rapidamente possível.

• Para essa reunião há algum material de apoio, em fase final de preparação:

  • Lista actual dos contactos ECO dos grupos

  • Plano de actividades LIP-ECO (documento interno) - é necessário ainda algum input do lado do Advanced Training, em particular sobre a eventual organização de um Careers and Technology day e sobre eventual training em comunicação de ciência para os estudantes do LIP

  • Lista de palestras oferecidas pelo LIP às escolas

  • Plano de actividades destinado às escolas (página de divulgação do site público)

3. Algumas informações + notícias/eventos da semana:

• Sessões públicas em organização/divulgação:

  • MVA4NewPhys na BN: até ao momento 107 inscrições; reforçar divulgação mais perto da data

  • Semana Nacional da C&T: temos o OK para pedir o auditório, mas nessa semana já só está livre na segunda, dia 19 de Novembro. Foram discutidas ideias para uma sessão feita por jovens/estudantes e com alguns aspectos mais dinâmicos do que só palestras, mas é preciso definir rapidamente a ideia e decidir se/como avançar

  • Notícias para as redes sociais: anúncio BeamLine4Schools, Seminário D.Galaviz na FCUL, Seminários nas escolas no âmbito do ESERO, ...

• News Digest para a sala do LIP no IST: sai a conferência DI4R e entram os estágios para engenheiros no CERN e a Estratégia Europeia para a Física de partículas

• A presidente da SPF lembrou-nos que o LIP, como sócio colectivo, poderia aparecer em todos os números da Gazeta da Física, se enviar contribuições. Para o próximo número, a data limite é 18 de Novembro.

• Aspectos relevantes da participação na conferência SciComPT:

  • Com a Ana Godinho a dar a palestra de abertura, o CERN e a física de partículas tiveram bastante mais destaque que habitual

  • O painel em que o LIP participou (sobre sensacionalismo em notícias de ciência) poderá ter um follow up pela jornalista Vera Novais

  • Na abertura, a secretária de estado fartou-se de falar do RCAAP, do Ciencia Vitae e de todas essas coisas que não podemos deixar esquecidas...

  • A participação do LIP no programa de rádio 90 segundos de Ciência deverá avançar

Reunião LIP-ECO de 8 Out 2018 '

(Presentes: Catarina, Leonor) '

Notícias e eventos da semana: '

• Hard Probes 2018: a notícia da participação do grupo de fenomenologia do LIP na conferência, enviada pela Liliana Apolinário, já está no site e irá também para o facebook '

• DI4R 2018: a conferência do grupo de computação decorre esta semana. Está no banner do site, vai hoje para o facebook '

• Alunos brasileiros (Escola Parque, Rio de Janeiro) a caminho do CERN estão hoje no LIP (recebidos pelo P.Abreu) - post para o facebook '

• Conferência nacional de comunicação de ciência: post no facebook (a Catarina vai participar num painel de discussão) '

• Palestras LIP no âmbito do Espaço vai à Escola / ESERO: posts no facebook com foto à medida que se vão realizando as palestras (a Leonor vai pedir a lista aos investigadores do LIP inscritos) '

Trabalho em curso: '

• A Newsletter de Outubro foi lançada no final da semana passada (dia 4) '

• News Digest para o IST: ficou combinado (com o Mário e o P.Assis) que enviamos uma vez por semana (de preferência às 4as feiras) um Digest das notícias LIP (3 ou 4 escolhidas entre o que está o site, redes sociais, seminários) para alimentar o écran da Sala LIP no IST. Para já, a Leonor e Catarina fazem a escolha e a Leonor tentará pôr tudo no formato de slides de que eles precisam (avaliaremos depois o esforço que isto representa, e se pode servir para outras utilizações, nomeadamente noutras faculdades). Já foi feito na semana passada. '

• Contactos com os grupos e preparação da reunião aberta LIP-ECO: * Muitas pessoas ainda não preencheram o doodle e ninguém envio a informação pedida sobre palestras propostas para as escolas. Vai ser enviado um lembrete. '

  • A comunicação com os grupos será feita uma vez por semana, às 4as feiras, com o envio do resumo da reunião da semana, o pedido de sugestões para a reunião da semana seguinte, e eventualmente outros assuntos que surjam. '

  • A lista dos contactos ECO nos grupos precisa de ser revista e actualizada. Para tal, vai ser posta da Wiki e enviada aos actuais contactos. '

• Plano anual de actividades em construção: * discutiram-se brevemente aspectos relacionados com a comunicação institucional, em especial com as redes sociais: '

  • linkedin: precisa de mais alguma atenção do que tem tido. Um primeiro objectivo seria começar a publicar as conferências e sessões públicas (não as dedicadas às escolas) que organizamos '

  • Instagram: como já foi amplamente discutido, seria uma forma de chegar a um público mais jovem. Mas é importante garantir que teremos condições: mão de obra e boas imagens. Surgiu a ideia de rúbricas mensais para os quais se pediria a ajuda dos grupos - temas de física, as experiências, o cientista por trás da ciência... '

  • É muito importante finalizar e divulgar na página de outreach a parte pública deste plano (sessões pública, palestras escolas, etc) '

• Boletim do LIP: lançar esta semana o pedido de contibuições (por email; neste momento já está na Newsletter) '

'Reunião LIP-ECO de 1 Out 2018

(Presentes: Catarina, Carlos, Leonor, Pedro, Ricardo Sofia)

Notícias e eventos da semana:

• A NEI2018 correu francamente bem, Braga, Coimbra e Lisboa! A ideia é juntar à página já criado uma galeria de fotos, que pode ir também para o facebook (aguardamos neste momento ainda algumas fotos)

• Sessão pública da reunião da rede ITN MVA4NewPhysics em Lisboa: a divulgação será feita esta semana nos eventos do site e por email para as seguintes listas - contactos nas universidades, escolas, data science workshops e estágios de verão (vários).

• Conferência de computação DI4R2018 (próxima semana): Notícia no site esta semana (J.Pina)

• Semana do Espaço (CV): temos a lista das pessoas do LIP que se inscreveram para dar palestras (Espaço vai à escola 2018), mas não uma lista de palestras confirmadas. Será posto no facebook para a semana ou sempre que houver novidades/fotos.

Trabalho em curso:

• Contactos com os grupos e preparação da reunião aberta LIP-ECO: * Será enviado um email (draft já circulou) para os contactos ECO nos grupos a propor a primeira reunião aberta para Outubro para discussão do plano de actividades e para recolher sugestões e voluntários. Doodle para escolha da data

  • Foi sugerido que no mesmo email se peça aos grupos que enviem temas+palestrantes+região que integrarão a lista das palestras que o LIP proporá às escolas sempre que solicitado. Pretende-se assim diversificar os palestrantes e temas oferecidos pelo LIP

  • A reunião aberta será também anunciada na newsletter de Outubro.

• Plano de actividades: foi discutido o draft enviado por e-mail antes da reunião. Falta ainda contactar os outros pólos e reunir informação sobre eventos nas universidades com participação do LIP. Até ao final da semana circulará de forma mais alargada uma versão corrigida - primeiro para a lista outreach@lip.pt , e depois para os participantes na reunião aberta.

• Também a lançar ainda esta semana: newsletter de Outubro; formulário de registo de evento (com pedido de apoio ao LIP);

• Informação a juntar à página de outreach do site: links para recursos (que a Leonor está a reunir); as câmaras de faíscas do LIP no mundo

• Outras tarefas da semana que transitam para a próxima reunião por estarem ainda em curso mas não devem ficar esquecidas: intranet; arranque Boletim; pequenas correções no site.

Reunião LIP-ECO de 24 Set 2018

(Presentes: Catarina, Leonor, Carlos)

Notícias e eventos:

• É necessário intensificar já hoje a publicidade da NEI2018 em Braga, Coimbra e Lisboa: * pôr em destaque (banner) na página do LIP

  • criar eventos no facebook

  • enviar emails para os contactos nas universidades e escolas

  • garantir que se levam Boletins e outros materiais para o local

• A chegada da spark chamber a Braga já está no Twitter e irá também para o facebook

• Sessão pública da reunião da rede ITN MVA4NewPhysics em Lisboa: * A divulgação ficará certamente para depois da NEI

  • É preciso combinar mais detalhadamente com o Michele Gallinaro qual a participação do Carlos e do LIP-ECO. Neste momento, o Carlos está a criar uma imagem/poster e uma página indico - uma vez que isso esteja feito e que aprendamos como abrir inscrições no indico, o trabalho deve passar para os organizadores, e temos de responder ao Michele a combinar com ele a parte de divulgação.

• Em assuntos de outreach, vamos começar a usar o logo e ashtag #LetsInspirePeople (ver no email enviado)

Trabalho em curso:

• Flyer sobre o LIP: após algum tempo a circular, foram agora feitas as (poucas) alterações sugeridas. Vai avançar uma impressão de 500 exemplares.

• Intranet: está distribuído pelos 3 presentes o trabalho indispensáveel à publicação da 1ª versão de produção. Esperamos avançar nas próximas 2 semanas.

• Newsletter: não tendo sindo possível até agora publicar o número de Setembro, e dado que gostaríamos de voltar a encostar a saída da Newsletter ao início do mês, a Newsletter de Agosto passará a chamar-se Agosto/Setembro e sairá na próxima semana a Newsletter de Outubro.

• Está a ser preparado o plano actual de actividades do LIP-ECO. Evidentemente, o contributo dos 3 pólos do LIP é muito importante. Será importante identificar pelo menos (e sempre que possível juntar estimativas de datas, nomes, recursos...): * As actividades regulares, que já eram asseguradas e continuarão presentes

  • As actividades (de entre as muitas ideias) a que vamos dar prioridade para avançar

  • O calendário das actividades para o exterior (que começa já na sexta com a NEI)